Wydajne zarządzanie dokumentami

Zwiększenie efektywności pracy na dokumentach

Obieg dokumentów w firmie

Centralne, bezpieczne miejsce składowania dokumentów

Elektorniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów jest jedną z głównych funkcjonalności systemów DMS. Często uważa się, że odpowiada określeniu workflow (ang.) – przepływ pracy. W rzeczywistości jednak można rozróżnić te dwa pojęcia. Na przepływ pracy w firmie składają się wiele składników takich jak: stan i status dokumentu, powiadomienia o zdarzeniach w systemie. Najważniejszym składnikiem przepływu pracy jest obieg dokumentów.

Obieg dokumentów

Jest to mechanizm regulujący, jakie informacje mają dotrzeć w odpowiednim czasie od konkretnego pracownika podczas pracy na konkretnym dokumencie. Tym samym, narzuca odpowiedni tok postępowania w przypadku zdefiniowanych schematów działania firmy. Odpowiednio skonfigurowany przepływ pracy, pozwala zminimalizować czas w przypadku schematycznych działań firmy, jak również dopilnować terminowego wykonania nowego zadania przez wszystkich zobligowanych pracowników. Na przepływ pracy składa się zbiór stanów które określają aktualne położenie dokumentu w ciągu kolejno ułożonych oznaczeń. Przepływ pracy określa jakie stany są możliwe do nadania jakiemu dokumentowi. Np. przepływ pracy obsługujący wniosek urlopowy może składać się ze stanów: przedstawiono, zaakceptowano, odrzucono, wycofano. Przepływ pracy decyduje o tym jakie stany następują po sobie i kto ma uprawnienia do nadania konkretnego oznaczenia. Np. Prezes firmy ma możliwość nadania stanu „zaakceptowano, odrzucono”, pracownik może nadać stan „przedstawiono” i „wycofano”. W momencie kiedy nada dokumentowi stan „przedstawiono”, Prezes firmy ma możliwość nadania kolejnego stanu „zaakceptowano” bądź odrzucono”. Uprawnienia regulują, kto i jaki stan może nadać którym dokumentom. Dzięki temu możliwe jest wprowadzenie systemów zatwierdzających dokumenty, informujących uczestników projektów o zmianach w dokumentacji itp.

Stan dokumentu

Stan będący częścią trwającego procesu wymusza podjęcia adekwatnych działań przez powołanego do tego pracownika. W połączeniu z systemem powiadomień wyklucza to możliwość zaniedbania pracowniczych obowiązków, lub przegapienia ważnego dla firmy terminu. To znaczy, że stany dokumentu mogą oczekiwać na zastosowanie konkretnych akcji np. zaakceptowanie dokumentu lub jego odrzucenie. Np. po nadaniu przez pracownika stanu „przedstawiono” dokumentowi będącemu wnioskiem urlopowym, dyrektor otrzymuje o tym informację. System oczekuje od dyrektora, któremu przedstawiono wniosek jego zatwierdzenia, bądź odrzucenia – znów poprzez nadanie kolejnych stanów. Każdy kolejny stan może generować swoje akcje i w ten sposób zapewniona jest komunikacja w ramach przepływu pracy. Nowoczesny system, powinien charakteryzować się łatwością dostosowania i tworzenia różnych przepływów pracy. Dzięki temu usprawni, a nie ograniczy działanie firmy.

Status dokumentu

U podstaw idei zarządzania dokumentacją leży unikanie powielania już istniejących plików. System pozwala na edycje jednej, aktualnej wersji dokumentu. Aby nie doprowadzić do sytuacji wprowadzenia zmian przez dwie osoby w jednym dokumencie, pliki posiadają swój status. W celu edycji, dokument zostaje wyprowadzony przez użytkownika z systemu. Wówczas kolizja wynikająca z powstania dwóch wersji, w tym samym czasie zostaje zablokowana.

Uprawniania

Dokumenty zmagazynowane w jednym bezpiecznym miejscu wykluczają sytuacje braku dostępu do danych w ramach przydzielonych dla użytkowników uprawnień. Wszyscy pracownicy mogą w pełni wykorzystywać cały, zebrany już potencjał firmy. Jednak, aby zablokować dostęp do plików dla osób niepowołanych, przydzielane są odgórnie uprawnienia. Pozwala to na ochronę poufnych danych firmy, jak również przydzielenie dostępu do dokumentów dla pracowników w obrębie jednostek organizacyjnych lub projektów.

Przypisanie

Przypisanie jest formą krótkiego przepływu pracy, który polega na stworzeniu powiadomienia osoby bądź grupy osób o dowolnej treści. Przypisanie ponadto wymaga zakończenia go przez użytkownika. Np. wprowadzenie w firmie nowej oferty cenowej nie wymaga skomplikowanego systemu następujących po sobie stanów. Stworzenie przypisania spowoduje powiadomienie odpowiednich osób o nowym cenniku. Zakończenie przypisania będzie informacją zwrotną, że poszczególne osoby przyjęły do wiadomości nowe zasady. Przypisanie może dotyczyć konkretnego dokumentu, i wymagać od odpowiednich osób podjęcia działania na tym dokumencie. Bardzo szybko można sprawdzić kto i kiedy oznaczył przypisanie jako zakończone. Przypisanie w żaden sposób nie ingeruje w istniejące obiegi dokumentów i może działać równolegle. Większość przepływu informacji dzieje się automatycznie. Np. w przypadku otrzymania przez firmę faktury drogą mailową, od razu zostaje ona skierowana do pracownika odpowiedzialnego za płatności. Ten z kolei zanim zatwierdzi dokument, poprosi o konsultacje przełożonego, tworząc przypisanie. Po zakończeniu przypisania przez przełożonego pracownik dysponuje pełną wiedzą na temat decyzji którą powinien podjąć i może nadać stan „zatwierdzono” w przepływie pracy. Dodatkowo w elektronicznym obiegu dokumentów funkcjonują powiadomienia mające charakter czysto informujący, i nie wymagają od użytkownika podejmowania żadnych dodatkowych działań. Mogą się opierać na zdarzeniach w systemie. Posiadają one ogromne spektrum zastosowań. Mogą nie tylko być odgórną wiadomością przypominającą np. o zbliżającym się zebraniu, ale również stać się w pełni spersonalizowanym osobistym terminarzem każdego użytkownika. Można samemu definiować własne powiadomienia. Co więcej, raz zdefiniowane funkcjonują dalej automatycznie. Bazując na metadanych plików, użytkownik  może np. otrzymywać powiadomienia o upływającym terminie ważności wszystkich ofert wystawionych pod jego nazwiskiem. Nowoczesny system DMS nie powinien narzucać swoich procedur postępowania, a oferować konfigurowalność pod konkretną firmę.
Architektura/Konstrukcje Inżynieria produkcji Zarzdzanie dokumentacja Finanse/Księgowość Kancelarie prawne Medycyna/Farmacja
Potrzebujesz więcej informacji

Potrzebujesz więcej informacji

zostaw e-mail, skontaktujemy się!

Dziękujemy za zainteresowanie! Skontaktujemy się z Tobą wkrótce!