Wydajne zarządzanie dokumentami

Zwiększenie efektywności pracy na dokumentach

Obieg dokumentów w firmie

Centralne, bezpieczne miejsce składowania dokumentów

Skuteczne wyszukiwanie i kompleksowe porządkowanie dokumentów

Ograniczenie czasu wyszukiwania i lepsza organizacja pracy:

System M-Files zapewnia bardzo wydajne i efektywne wyszukiwanie dokumentów poprzez zastosowanie wielofunkcyjnej wyszukiwarki. Pracownicy poszczególnych działów firmy mogą szybko odnaleźć aktualną wersje danego typu dokumentu, co wyraźnie przekłada się na zwiększenie wydajności pracy poszczególnych komórek organizacji. Zastosowanie dynamicznych widoków M-Files rozwiązuje problemy związane z właściwym i kompleksowym porządkowaniem dokumentów w firmie. Technologia M-Files pozwala na wyraźne ograniczenie czasu związanego z wyszukiwaniem potrzebnych dokumentów. Użytkownicy tego systemu zyskują około 60% czasu potrzebnego na odnalezienie aktualnej wersji pliku w stosunku do tych, których praca opiera się na klasycznej strukturze folderów. Działanie wyszukiwarki M-Files oparte jest o zaawansowany silnik, pozwalający na błyskawiczne wyświetlanie poszukiwanych informacji. Użytkownik wykonując operacje wyszukiwania nie musi pamiętać konkretnych komend czy instrukcji, czy lokalizacji zasobów. Dzięki filtrowaniu zasobów M-Files po zawartości dokumentów i wartościach zawartych w metadanych pliku, użytkownik polegając jedynie na swojej intuicji może odnaleźć to, czego potrzebuje.

wyszukiwanie w metadanych i zawartości pliku

wyniki wyszukiwania zawartości tekstowej

Wyszukiwanie zaawansowane pozwala na dowolne precyzowanie warunków przeszukiwania: data ostatniej modyfikacji, typ dokumentu, powiązany klient, rodzaj umowy, data ważności oferty, data zatwierdzenia projektu itp.

zaawansowane opcje wyszukiwania

Widoki M-Files vs  klasyczna struktura folderów:

W klasycznej strukturze folderów, aktualna wersja dokumentu ofertowego może znajdować się w tylko jednej określonej lokalizacji. Z czasem struktura folderów znacznie się rozrasta i dokument musi być klasyfikowany według wielu folderów, a jego odnalezienie w przestrzeni dyskowej staje się coraz trudniejsze. Arbitralne wybieranie folderu, zmiana lokalizacji pliku, stworzenie jego kopi lub zmiana nazwy sprawia, że odnalezienie aktualnej wersji dokumentu spośród tysięcy dokumentów, staje się wręcz niewykonalne.

Wprowadzenie metadanych (dodatkowych informacji opisujących plik w systemie) stanowi alternatywę dla archaicznej koncepcji klasyfikowania dokumentacji w oparciu o foldery. W M-Files każda taka metadana może stanowić poziom grupowania dokumentów. Zastosowanie widoków M-Files pozwala na dowolne i przejrzyste klasyfikowanie dokumentów, ta sama aktualna wersja pliku może być wyświetlana w dowolnie dużej liczbie lokalizacji. M-Files pozwala na dowolne zarządzanie widokami, uprawnione grupy użytkowników oprócz standardowych widoków, mogą modyfikować je w taki sposób by tylko pracownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogli wyświetlać określone zasoby w systemie M-Files. Ponadto każdy użytkownik systemu może na swoim koncie logowania personalizować widoki tak, aby w jeszcze wydajniejszy sposób pracować na dokumentach, które go dotyczą.

Architektura/Konstrukcje Inżynieria produkcji Zarzdzanie dokumentacja Finanse/Księgowość Kancelarie prawne Medycyna/Farmacja
Potrzebujesz więcej informacji

Potrzebujesz więcej informacji

zostaw e-mail, skontaktujemy się!

Dziękujemy za zainteresowanie! Skontaktujemy się z Tobą wkrótce!