Wydajne zarządzanie dokumentami

Zwiększenie efektywności pracy na dokumentach

Obieg dokumentów w firmie

Centralne, bezpieczne miejsce składowania dokumentów

Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami stanowi jeden z ważniejszych elementów dla działalności firmy. Wydajne – prowadzi do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa, oszczędności czasu i pieniędzy. Niewydajne – do marnotrawienia czasu pracowników.

Z badań wynika, że:

  • 80% wiedzy firmy znajduje się w dokumentach.
  • 60% czasu, przeciętnie pracownik spędza na wyszukiwaniu.**

Czas ten jest zmarnowany, ponieważ

    85% dokumentów nie jest nigdy użyta

  • 60% dokumentów jest nieaktualnych
  • 50% dokumentów ma kopie*

Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami polega na wprowadzeniu i utrzymaniu standardów pracy z dokumentacją, które zabezpieczają dokumenty i ułatwiają pracę na nich. Odpowiedni sposób pracy na dokumentach ma zagwarantować żeby dokument nie został utracony i mógł być łatwo odszukany. Powinny istnieć ustalone sposoby postępowania wobec typowych dokumentów, systemy zatwierdzania i obiegu dokumentów. Istniejące dokumenty nie powinny mieć niepotrzebnych kopii, a dostępna dokumentacja powinna być aktualna. Szczegółowe pojęcie zarządzanie dokumentacją zależy od rodzaju firmy w której dokumentacja jest zarządzana i rodzaju dokumentacji. Istotny jest również cel. Zarządzanie dokumentami może być rozumiane jako spełnianie dyrektyw płynących z odpowiednich norm, przepisów prawnych i ustaleń wewnętrznych organizacji. Zarządzanie dokumentami może być rozumiane w myśl normy ISO 9000 dla dokumentów związanych z zarządzaniem jakością, jak również w myśl prawa handlowego podczas pracy na dokumentach księgowych.

Definicja dokumentu i dokumentu elektronicznego

Istnieje wiele definicji w Polskim prawie, które dotyczą różnych rodzajów dokumentów (urzędowy, prywatny), nie sposób jednak znaleźć uogólnionej definicji dokumentu. W celu uściślenia, czym jest dokument, można się odwołać do akt Unii Europejskiej. W rozporządzeniu 1049/2001 zdefiniowano dokument jako: „dowolna zawartość, niezależna od swojego nośnika (zapisana na papierze lub w formie elektronicznej lub jako zapis dźwiękowy, wizyjny lub audiowizualny) odnosząca się do zasad, działań lub decyzji mieszczących się w sferze odpowiedzialności danej instytucji”.1 W definicji dokumenty nie określono formy ani sposobu jego przechowywania. Definicje dokumentu elektronicznego wydaje się wynikać jasno z przytoczonego cytatu, są jednak pewne specjalne obostrzenia co do tego co możemy nazwać dokumentem elektronicznym. W decyzji KE 2004/563/WE jest zdefiniowany dokument elektroniczny w następujący sposób: „dokument elektroniczny – zbiór danych wprowadzonych lub przechowywanych na dowolnym nośniku przez system informatyczny lub podobny układ, które mogą być odczytane lub wyświetlone przez osobę lub przez tego rodzaju system lub układ, a także wszelkiego rodzaju prezentacja i wszelkiego rodzaju przedstawienie tych danych w formie drukowanej lub innej”.1

Systemy zarządzania dokumentami

Istnieją wyspecjalizowane programy służące zarządzaniu dokumentami. Systemy takie to najogólniej rzecz biorąc kontenery w którym składowane są dokumenty elektroniczne, jednak najczęściej dysponują one dodatkową funkcjonalnością, która wspomaga zarządzanie dokumentami. System zarządzania dokumentami w myśl cytowanej wyżej normy powinien również spełniać takie kryteria jak:

  1. „dokument był przechowywany w takiej postaci, w jakiej został sporządzony, wysłany lub otrzymany, lub w postaci, która pozwala na zachowanie nienaruszalności nie tylko treści dokumentu, ale również towarzyszących mu metadanych”1 ;
  2. „treść dokumentu i towarzyszące mu metadane były czytelne przez cały okres przechowywania dla wszystkich osób upoważnionych do dostępu do niego”1;
  3. „w przypadku dokumentu wysłanego lub otrzymanego drogą elektroniczną, informacje pozwalające na ustalenie jego pochodzenia i adresata, a także data i godzina wysłania lub otrzymania należą do minimalnego zakresu przechowywanych metadanych”1;
  4. „w przypadku procedur elektronicznych zarządzanych za pomocą systemów informatycznych informacje dotyczące formalnych etapów procedury muszą być przechowywane w warunkach gwarantujących identyfikację tychże etapów, a także identyfikację autorów i uczestników”1.

Oprócz spełnienia wymogów formalnych, systemy zarządzania dokumentami posiadają inne możliwości, takie jak tworzenie obiegów dokumentów, tworzenie historii dokumentu, śledzenie zmian w dokumentach, zapewnienie bezpieczeństwa przetrzymywanych dokumentów. Opisywany na tej stronie system M-Files spełnia wszystkie opisywane założenia, łącząc je z bogatą dodatkową funkcjonalnością. Więcej o systemach zarządzania dokumentami można znaleźć w zakładce DMS.   Literatura: 1. http://www.e-administracja.org.pl/dwumiesiecznik/artykul.php?art=2 2. http://pl.wikipedia.org/wiki/System_zarz%C4%85dzania_dokumentami Odnośniki: University of Jyvaskyla *) Kevin Craine: Design a Document Strategy, **) IDC & DMA

Architektura/Konstrukcje Inżynieria produkcji Zarzdzanie dokumentacja Finanse/Księgowość Kancelarie prawne Medycyna/Farmacja
Potrzebujesz więcej informacji

Potrzebujesz więcej informacji

zostaw e-mail, skontaktujemy się!

Dziękujemy za zainteresowanie! Skontaktujemy się z Tobą wkrótce!