Wydajne zarządzanie dokumentami

Zwiększenie efektywności pracy na dokumentach

Obieg dokumentów w firmie

Centralne, bezpieczne miejsce składowania dokumentów

Workflow

Workflow (przepływ pracy) to automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych.1 Przytoczona wyżej definicja przepływu pracy dotyczy procesu biznesowego, który może, ale nie musi dotyczyć dokumentów. Przepływ pracy jest pojęciem szerszym niż przepływ dokumentów. Elementem przepływu pracy może być: naprawa urządzenia, zatwierdzenie dokumentów, udzielenie pomocy technicznej. Elementem przepływu dokumentów jest jedynie przepływ zgłoszenia serwisowego (w przypadku naprawy urządzenia), przepływ prośby i dokumentacji udzielenia pomocy technicznej (w przypadku udzielenie pomocy technicznej). Systemy z grupy DMS mogą automatyzować pracę poprzez mechanizmy przepływu dokumentów oraz workflow.

Stan

Najczęściej mechanizmy przepływu prac realizowane są w oparciu o tzw. maszynę stanową. Pewien obiekt w systemie ma nadany stan, np.:
  • do zatwierdzenia
  • zatwierdzono
  • odrzucono
  • naprawiono maszynę
Z konkretnym stanem dokumentu związana jest akcja i odpowiednie uprawnienia, które mogą odnosić się do pojedynczego użytkownika lub grupy użytkowników. Korzystanie z maszyny stanowej wymusza odpowiednią ścieżkę przepływu prac i dokumentów. Dzięki temu wykonanie pewnych zadań staje się usystematyzowane. Wprowadza to porządek i eliminuje błędy podczas procesu. Jednak niektóre procesy bardzo ciężko jest ująć w schemacie, w którym pracuje maszyna stanowa. Należą do nich procesy opierające się na wielu wariantach, np.: dokument wymaga zatwierdzenia przez trzy z dziesięciu osób. Dobrze zaprojektowany system DMS powinien mieć możliwość stworzenia krótkich przepływów pracy, które istnieją równolegle z przepływem wynikającym z zastosowania maszyny stanowej.

Akcja

Określona akcja będzie wykonywana gdy obiekt zostanie przeniesiony do konkretnego stanu. Nowoczesny system DMS posiada szereg opcji pozwalających na zdefiniowanie akcji:
  • przypisanie do konkretnego użytkownika
  • wysyłanie powiadomień do innych użytkowników
  • określanie właściwości obiektu
  • tworzenie oddzielnego przypisania w systemie
  • generowanie skryptów
  • generowanie oznaczeń do archiwizacji
  • ustawienie uprawnień
Budowanie przepływów pracy dla danej organizacji wymaga czasami zastosowania opcji automatycznej zmiany stanu, gdy spełnione są założone warunki. Automatyczna zmiana stanu może wymagać określenia:
  • czasu po jakim ona nastąpi
  • kryteriów przypisanych do danego obiektu, dokumentu
  • oddzielnego przypisania oznaczonego jako zakończone

Uprawnienia

Jednym z kluczowych aspektów poprawnego funkcjonowania struktury przypływu prac jest określenie uprawnień do zmiany stanu, czyli określenie użytkowników którzy mogą przenosić dokumenty z i do konkretnego stanu. Przykładem może być sytuacja, w której jedynie menager projektu może zaakceptować projekt.

Schematy blokowe

Budowanie przepływów prac wygodnie jest rozpocząć od wykonania schematu blokowego obrazującego wszystkie następujące po sobie stany i powiązania między nimi, a także użytkowników, pracowników organizacji odpowiedzialnych za realizacje działań na obiektach. Takie podejście pozwala na maksymalne wykorzystywanie możliwości oprogramowania do zarządzania dokumentacją w firmie. Przykładowy przepływ pracy w odniesieniu do realizacji projektu pomiędzy firmą a klientem przedstawia rysunek poniżej.

Odnośniki:
  1. Definicja według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Management Coalition) – http://pl.wikipedia.org/wiki/Workflow
 
Architektura/Konstrukcje Inżynieria produkcji Zarzdzanie dokumentacja Finanse/Księgowość Kancelarie prawne Medycyna/Farmacja
Potrzebujesz więcej informacji

Potrzebujesz więcej informacji

zostaw e-mail, skontaktujemy się!

Dziękujemy za zainteresowanie! Skontaktujemy się z Tobą wkrótce!