DMS

DMS – Data Management Systems

Wraz z rozwojem sieci komputerowych i samych komputerów powstały różnego rodzaju systemy do zarządzania informacjami i procesami. Z czasem wyodrębniły się grupy specjalizowanych systemów służących konkretnym rozwiązaniom. Pośród systemów ERP, PLM i PDM swoje miejsce na rynku znalazły również systemy DMS. DMS to systemy komputerowe służące śledzeniu, przechowywaniu, odnajdywaniu i klasyfikowaniu konkretnych dokumentów. Potrafią one zapewnić bezpieczeństwo korzystania z plików i możliwość łatwego ich odnajdywania. Służą ogólnej poprawie wydajności pracy na dokumentach w firmach, pomagają zapewnić jakość wykonywanych usług lub produkcji poprzez systematyzację procesów wykonywanych na dokumentach. Są one narzędziem zapewnienia jakości ISO 9001, ułatwiają tworzenie bazy wiedzy firmy, umożliwiają odtworzenie wykonywanych czynności przez daną osobę. Zalety tego rozwiązania sprawiają, że  znajduje ono coraz więcej zwolenników. Różne źródła różnie klasyfikują możliwości tworzenia przepływów pracy na dokumentach i różnego rodzaju powiadomienia o zdarzeniach w systemie, przypisując je systemom DMS lub ECM (Enterprice Content Management). Współcześnie oferowane pod nazwą DMS oprogramowanie, posiada możliwość tworzenia powiadomień i przepływów pracy – workflow. Historycznie jednym z głównych celów stosowania systemów DMS było zarządzanie dokumentacją papierową, która została zeskanowana. W dobrym systemie DMS nie powinno zabraknąć możliwości automatyzacji wczytywania zeskanowanych dokumentów i wydajnego zarządzania skanami. W tym celu często producenci systemu DMS oferują moduły OCR (Optical Character Recognition) – pozwalające rozpoznać tekstową zawartość skanowanego dokumentu. Systemy DMS działają w oparciu o serwer plików, na którym znajdują się wszystkie zasoby, ograniczając dostęp do chronionych dokumentów dla poszczególnych użytkowników. Typowa implementacja systemu DMS nie wyklucza stosowania innych produktów służących zarządzaniu produkcją lub klientami, mimo że wiele funkcji istniejących w dzisiejszych systemach DMS jest typowych również dla systemów ERP, PLM lub PDM. W tego typu implementacjach DMS stanowi najczęściej platformę, na której składowane są pliki, niezależnie od tego za pomocą jakiego systemu zostały wygenerowane. Jak działa M-Files? Możliwości programu

Zarządzanie dokumentacją projektową

System DMS stosowany na potrzeby zarządzania dokumentacją projektową pozwoli zgrupować w jednym miejscu wszelkie dokumenty dotyczące projektu. Mogą to być rysunki w formatach programów CAD, pliki wygenerowane przez programy CAM, jak również oferty wykonania, wyceny, badania, zdjęcia, cenniki itp. Odpowiednie projekty mogą być powiązane z odpowiednim klientem i osobą kontaktową, natomiast dostęp do poszczególnych plików może być ograniczony dla określonej grupy użytkowników. Dzięki DMS wiemy kto i kiedy zmodyfikował rysunek i jesteśmy w stanie wrócić do poprzedniej jego wersji. Kilka osób może pracować nad danym projektem, za każdym razem modyfikując najbardziej aktualną wersję pliku. W razie awarii sprzętowej można łatwo odzyskać zasoby.

Zarządzanie dokumentacją budowlaną

W związku z budową powstaje wiele dokumentów logicznie ze sobą powiązanych, do których wgląd powinni mieć pracownicy firmy. System DMS umożliwi dostęp do danych tak, że nie ma potrzeby kopiowania ich. Zarządzanie dokumentami na budowie to głównie zarządzanie plikami CAD, pozwoleniami, korespondencją z klientami i kontrahentami, uchwałami , zamówieniami, ofertami, budżetami, fakturami itp. Dzięki DMS łatwo dowiemy się jakie są najnowsze ustalenia z kontrahentem, jakie faktury zostały przedstawione klientowi, a przy odpowiedniej implementacji możemy dowiedzieć się np. ile klient zwleka z płatnościami. System DMS może stanowić platformę wymiany informacji między różnymi firmami , jak również służyć potrzebom jednej firmy w obszarze zarządzania dokumentacją. Architektura i Budownictwo

Zarządzanie dokumentacją –  ISO 9001

W ramach normy ISO 9001 określone są wymagania dotyczące dokumentacji. Systemy DMS posiadają narzędzia potrzebne do zapewnienia zgodności z tą normą. DMS pozwoli zarządzać procedurami, księgą jakości, zapobiegnie stosowaniu nieaktualnych dokumentów i oznaczy je odpowiednio. Dzięki zaimplementowanym przepływom pracy umożliwi stworzenie systemu zatwierdzania dokumentów i procedur. System zapewni również nadzór nad dokumentacją np. poprzez zmianę statusu w przepływie pracy w razie modyfikacji dokumentu. Wszelkie dane wraz z historią wersji są dostępne do wglądu i w razie audytu mogą być szybko i przejrzyście przedstawione audytorowi. Niektóre z pośród systemów DMS mają zastosowanie podczas np. zatwierdzania dokumentów z użyciem elektronicznego podpisu. Inżynieria produkcji
Architektura/Konstrukcje Inżynieria produkcji Zarzdzanie dokumentacja Finanse/Księgowość Kancelarie prawne Medycyna/Farmacja
Potrzebujesz więcej informacji

Potrzebujesz więcej informacji

zostaw e-mail, skontaktujemy się!

Dziękujemy za zainteresowanie! Skontaktujemy się z Tobą wkrótce!