Jak działa zarządzanie dokumentami w M-Files?

Na system M-Files składają się trzy współpracujące ze sobą moduły.

Pierwszym z nich jest Serwer M-Files – to miejsce centralnego składowania dokumentów. Serwer dokumentów M-Files klasyfikuje dokumenty według ustalonych kryteriów, indeksuje je i potrafi wykonywać na nich różne praca samoczynnie. Kolejnym modułem jest Klient M-Files – łączy się on z serwerem i umożliwia wymianę plików z komputerem, na którym jest zainstalowany. Jest to moduł widoczny dla każdego użytkownika, wyglądem przypomina Windows Explorer. W komputerze użytkownika jest widoczny jako osobny dysk – domyślnie o nazwie M. Dzięki temu system posiada intuicyjny interfejs łatwy w użyciu dla każdego kto wcześniej pracował w systemie Windows. Trzecim modułem są narzędzia służące do administrowania serwerem – Administrator Serwera M-Files, które są widoczne dla osoby odpowiedzialnej za zarządzanie serwerem. Umożliwiają dokonywanie zmian w sposobie klasyfikowania plików, dają dostęp do wszystkich możliwości serwera. Wszystkie pliki występujące na serwerze dokumentów posiadają metadane – czyli dodatkowe właściwości określające plik. Podczas wprowadzania pliku do systemu należy je wypełnić. Dzięki temu system uzyskuje informacje o tym, z czym plik ma zostać powiązany ( z jakim klientem, czy projektem).

Zapisywanie plikuZapisywanie plików do systemu M-Files

System do zarządzania dokumentacją M-Files pozwala zapisywać pliki na kilka sposobów znanych z normalnej funkcjonalności Windows. Można umieścić plik metodą przeciągnij-upuść czy wskazać ścieżkę zapisywanego pliku na dysk M. W samym systemie nie wybieramy już folderu zapisu, a określamy właściwości pliku, z których najważniejszym jest jego rodzaj. Jakie właściwości posiada konkretny rodzaj pliku zależą od nas. Są to ustawienia określone na serwerze.  Np. wprowadzając dokument „notatka ze spotkania”  będziemy musieli wybrać z listy rozwijanej,  jaki był typ spotkania i będziemy mieli możliwość wybrania krótkiego opisu (ale system nie będzie nas obligował do wypełnia tego pola).

Wyszukiwanie plików w systemie.

Po zapisaniu pliku do M-Files można go odnaleźć na klika sposobów np.: korzystając ze struktury przypominającej katalogi. Posługując się analogią z notatki ze spotkania, użytkownik wybierze „folder” o nazwie „notatki ze spotkania” , następnie wybierze kolejny „folder” o nazwie określającej typ spotkania wypełniony w karcie właściwości i tam znajdzie wprowadzony plik. Struktura przetrzymywania plików w M-Files różni się od sposobu który charakteryzuje Windows. W klasycznym ujęciu mamy do czynienia z płaską strukturą hierarchiczną – każdy plik znajduje się w katalogu, który znajduje się w innym katalogu itd. W M-Files mamy do czynienia ze strukturą, w której ten sam plik występuje w wielu lokalizacjach. Każdy użytkownik dowolnie może definiować sobie strukturę, w której wyświetlane są pliki. Te same dokumenty mogą występować w wielu lokalizacjach.

Dużym uznaniem cieszy się szybka wyszukiwarka dokumentów, która znajduje dokument po nazwie, ich tekstowej zawartości i po wszystkich danych, które wprowadziliśmy w karcie właściwości podczas zapisywania pliku. Wyszukanie setek, a nawet tysięcy dokumentów jest kwestią sekund. Istnieją również bardziej zaawansowane tryby wyszukiwania, polegające na określaniu warunków np.: Typ dokumentu = „notatka ze spotkania” Rodzaj spotkania = „ spotkanie biznesowe” Klient = „Datacomp Sp. z o.o.”

Protokoły połączenia M-Files

Połączenie Klienta z Serwerem może odbywać się za pośrednictwem protokołów: TCP/IP, SPX, HTTP/HTTPS, LPC (połączenie w ramach tej samej maszyny). Połączenie z Web Access odbywa się za pośrednictwem HTTP/HTTPS.  
Architektura/Konstrukcje Inżynieria produkcji Zarzdzanie dokumentacja Finanse/Księgowość Kancelarie prawne Medycyna/Farmacja
Potrzebujesz więcej informacji

Potrzebujesz więcej informacji

zostaw e-mail, skontaktujemy się!

Dziękujemy za zainteresowanie! Skontaktujemy się z Tobą wkrótce!