Możliwości programu

Wspólny system zarządzania dokumentami w firmie

System M-Files to wspólna platforma zarządzania i wymiany dokumentacji w firmie. W oparciu o M-Files użytkownicy mogą nie tylko efektywnie wymieniać się dokumentami, ale również zaprowadzić porządek w dokumentacji firmy, dzięki dopasowanej pod konkretną firmę strukturze przetrzymywania i wyświetlania dokumentów. Platforma zarządzania dokumentami M-Files zwiększy efektywność pracy na dokumentach poprzez zastosowanie różnych narzędzi i funkcji których część została opisana poniżej.

Wprowadzanie i wyprowadzanie plików

Wprowadzanie i wyprowadzanie plików w MFiles

System wprowadzania i wyprowadzania plików dba o to, żeby ten sam plik nie był edytowany przez dwie osoby jednocześnie. Podczas „wyprowadzania pliku” dla konkretnego użytkownika, na dysku w jego komputerze tworzona jest lokalna kopia pliku. W tym samym momencie na serwerze plik ma status – dostępny tylko do odczytu. Zasób jest zwalniany, gdy użytkownik zakończy pracę na pliku i dokona jego „wprowadzenia”. Na obrazku po prawej stronie widać listę plików. Jeżeli przy ikonie pliku pojawia się czerwony znaczek, oznacza to, że dany plik jest edytowany przez innego użytkownika i dostępny jedynie do odczytu. Zielony znaczek wskazuje na to, że dany plik jest edytowany przez nas.

Historia zmian każdego plikuHistoria zmian każdego pliku

Każdy plik posiada historię swoich zmian. Można przywrócić każdą zapisaną wersję pliku jako aktualną. W historii przetrzymywane są informacje odnośnie każdej modyfikacji, nie tylko zawartości, ale także np. oznaczenia pliku w przepływie pracy. Przy współpracy z aplikacją Word można również porównywać zawartość poszczególnych wersji pliku. To rozwiązanie pozwala przywrócić każdą zapisaną na serwerze wersję pliku w prosty sposób. Wystarczy kliknąć prawym klawiszem myszy na nazwę pliku i wybrać Historia. Z okna historii wskazujemy dowolną wersję pliku i wybieramy „Przywróć”.
Porównanie wersji pliku

Integracja z Windows Explorer

Integracja z Windows Explorer

Spośród wielu rzeczy, które wyróżniają program M-Files, jedną z najbardziej użytecznych jest interfejs oparty o Windows Explorer. M-Filer integruje się z z popularną przeglądarką plików systemu Windows tak dalece, że jest widoczny wewnątrz okna tego programu. Po zainstalowaniu program M-Files dostępny jest jako dysk „M”, obok standardowych dysków systemowych. Sposób działania M-Files jest bardzo podobny do tego jaki charakteryzuje codzienna praca w środowisku Windows Explorer. Dzięki temu M-Files jest intuicyjny, a czas potrzebny na szkolenie użytkownika programu relatywnie krótki. Wszystkie funkcje dostępne w Windows Explorer tak samo działają w M-Files. Np.: użytkownik może używać komend w rodzaju „ctrl+c”, „ctrl+v”, itp.

Regulacja dostępu do dokumentów

Do poszczególnych plików mogą mieć dostęp jedynie wybrani użytkownicy, bądź wybrane grupy użytkowników. Regulować prawo dostępu do poszczególnych plików można na wielu etapach. Np.:
  • Grupa użytkowników o nazwie „księgowość” może mieć dostęp do dokumentów, które są fakturami, ale nic nie wiedzieć o dokumentach typu „podanie o pracę” czy „notatka ze spotkania”.
  • Do każdego projektu przydzielony jest zespół osób, które nad nim pracują i jedynie one (oraz np. kierownictwo) mają dostęp do tych dokumentów.
  • W momencie ustalania budżetu przedsięwzięcia pracuje nad nim kilka osób. Kiedy budżet zostanie zaakceptowany przez dane osoby (oznaczony w systemie jako „zaakceptowany”), automatycznie staje się plikiem tylko do odczytu.

System powiadomień

Na bazie istniejących w systemie plików można tworzyć powiadomienia. Powiadomienia mogą dotyczyć konkretnego pliku, jak również wszystkich dokumentów. System poinformuje nas, jeżeli zaszło określone zdarzenie. Np. System poinformuje nas mailowo, jeżeli zostanie dokonana modyfikacja oznaczonego przez nas pliku, dany dokument zostanie wyprowadzony lub pojawi się w systemie nowy dokument, który będzie fakturą o statusie do zapłacenia.

 

Przypisanie dokumentu

Przypisywanie
Przypisania umożliwiają wymianę informacji między użytkownikami. Przypisania można rozumieć jako krótki przepływ pracy na dokumencie, kiedy to konkretnemu użytkownikowi zlecamy wykonanie jakiegoś zadania na pliku. Osoba, której zlecono to zadanie, po jego wykonaniu może oznaczyć przypisanie jako zakończone. Na każdym etapie system informuje mailowo osobę zlecającą i osobę, której zlecono zadanie o jego stanie.

Obieg dokumentów – przepływy pracy

W oparciu o pliki w M-Files można tworzyć wieloetapowy przepływ pracy – workflow. Można np. stworzyć obieg dokumentów wymagający od poszczególnych użytkowników dokonania zmian w pliku czy zatwierdzenia go. System może przy tym wysyłać szczegółowe informacje poszczególnym użytkownikom. Można w ten sposób zbudować system zatwierdzania projektu, księgowania faktur itp.

Wyszukiwanie dokumentów i organizacja plików

Istnieje kilka możliwości wyszukiwania i odnajdywania plików w systemie. Jedną z nich jest wyszukiwarka dokumentów, odnajdująca wpisany tekst. Szybkością działania przypomina wyszukiwarkę Google i pozwala znaleźć dużą ilość plików, przeszukując po właściwościach pliku (np. nazwa klienta, do którego skierowana jest oferta), bądź po ich tekstowej zawartości. Organizacja plików różni się od tej znanej z systemu Windows. W systemie M-Files te same pliki mogą być odnajdywane w różnych lokalizacjach. Każdy użytkownik może definiować własny sposób segregowania plików w strukturze przypinającej foldery.
Szablon dokumentu MFiles

Szablony dokumentów

Program do zarządzania dokumentami M-Files umożliwia stworzenie na bazie jednego pliku, uzupełnianego szablonu, który zostanie częściowo wypełniony na podstawie informacji o pliku. Typowym zastosowaniem tej funkcjonalności jest stworzenie szablonu takich dokumentów jak oferty, raporty ,zamówienia itp. Wewnątrz dokumentu mogą podczytywać się wartości charakteryzujące plik, np. do oferty może automatycznie podczytywać się nazwa firmy, do której oferta jest kierowana, dane osoby wystawiającej ofertę, data i numer zamówienia. Buduje to spójny wizerunek firmy i automatyzuje czynności tworzenia typowych dokumentów.

Automatyczne uzupełnianie wartości

Jest możliwość wymuszenia automatycznego nadawania wartości konkretnej właściwości. Można w ten sposób nadawać automatycznie np. kolejne numery ofertom. Można również nadawać wartości właściwościom tak, aby były złożeniem innych właściwości np. automatycznie nadawać nazwę dokumentowi, który jest ofertą składającą się z członów: NUMERROKPRODUKT-REWIZJA. Eliminuje to błędy, wprowadza systematykę, ułatwia i przyśpiesza tworzenie typowych dokumentów i ich właściwości.

Interfejs oparty o przeglądarkę internetową –  WEB-ACCESS

Możliwa jest konfiguracja serwera M-Files tak,  żeby dostęp do plików odbywał się za pośrednictwem sieci Internet poprzez przeglądarkę internetową. Umożliwia to pracę na M-Files bez instalowania żadnego oprogramowania, a z użyciem jedynie przeglądarki. Jest to również wygodne rozwiązanie dla zwolenników systemów Linux i MAC OS.

Mobilny interfejs programu

Oprócz interfejsu przeznaczonego dla użytkowników PC, M-Files posiada specjalny interfejs dla użytkowników różnego rodzaju urządzeń mobilnych. Dostęp poprzez web-access jest alternatywnym, obok korzystania z Windows Explorer sposobem użytkowania M-Files. Interfejs jest szczególnie użyteczny dla mobilnych użytkowników systemu. Dzięki temu możliwe będzie zaakceptowanie dokumentu poprzez odpowiednią osobę przy użyciu smartphone.

Zarządzanie e-mailami

System M-Files można skonfigurować tak, aby ściągał wiadomości ze skrzynki pocztowej (POP/IMAP). W ten sposób można przetrzymywać na serwerze również wiadomości e-mail w formacie HTML lub formacie programu MS Outlook. M-Files może oddzielać załączniki od treści wiadomości.

Połączenie z folderem na dysku, a skanowanie dokumentów

W programie M-Files istnieje możliwość mapowania pewnych lokalizacji dyskowych. Rozwiązanie to znajduje często zastosowanie przy współpracy ze skanerami, które skanują dokumenty do wybranego folderu. Zawartość folderu jest automatycznie wczytywana do M-Files.

Moduł rozpoznawania tekstu OCR

Kolejną funkcją użyteczną przy skanowaniu dokumentów jest moduł OCR, który konwertuje dokument w formie obrazu (co jest wynikiem skanowania) na dokument z zawartością tekstową. W ten sposób można przeszukiwać dokumenty skanowane po ich tekstowej zawartości. Moduł OCR posiada również wbudowaną możliwość przeszukiwania dokumentu w pewnym miejscu w poszukiwaniu danych. Porównując zeskanowany dokument z pewnym szablonem, M-Files jest w stanie odczytać z dokumentu dane (np. nazwę firmy) i nadać wartość odpowiedniemu polu karty metadanych.

Połączenie z zewnętrznymi bazami danych

Jako platforma, na której może opierać się działanie firmy, system M-Files oferuje możliwość łatwej integracji z innymi systemami bazodanowymi. M-Files może tworzyć obiekty, które są odzwierciedleniem obiektów z zewnętrznej bazy danych. Poprzez kwerendę SQL możemy związać obiekty połączeniem jednostronnym (obiekty stworzone w zewnętrznej bazie danych są automatycznie tworzone w M-Files) lub dwustronnym (obiekty można tworzyć w systemie M-Files i zewnętrznym systemie). Typowym zastosowaniem tej funkcji jest połączenie z bazami danych z programów CRM i ERP. Oprócz tego istnieją moduły dedykowane do współpracy z zewnętrznymi aplikacjami CRM takimi jak:
  • Microsoft Dymanic CRM
  • SalesForce

Zarządzanie Dokumentacją Elektroniczną – Raportowanie

Raport 1 MFiles

M-Files umożliwia tworzenie na bazie danych w nim zawartych różnego rodzaju raportów. Dzięki zastosowaniu narzędzi Business Intelligence można tworzyć zestawiania na bazie danych z systemu, eksportowanych według ustalonego planu do zewnętrznej bazy danych, skąd są pobierane przez odpowiednio przygotowane raporty i wyświetlane w formie graficznej. Przykładem raportowania mogą być: tworzone dynamicznie wykresy skuteczności ofertowania – w zależności od wybranego użytkownika i okresu czasu; wykres ilości zgłoszonych usterek dotyczących poszczególnych maszyn w danym przedziale czasu i wiele innych.
Architektura/Konstrukcje Inżynieria produkcji Zarzdzanie dokumentacja Finanse/Księgowość Kancelarie prawne Medycyna/Farmacja
Potrzebujesz więcej informacji

Potrzebujesz więcej informacji

zostaw e-mail, skontaktujemy się!

Dziękujemy za zainteresowanie! Skontaktujemy się z Tobą wkrótce!