Wydajne zarządzanie dokumentami

Zwiększenie efektywności pracy na dokumentach

Obieg dokumentów w firmie

Centralne, bezpieczne miejsce składowania dokumentów

Architektura/Konstrukcje

Architektura i Konstrukcje - MFiles

M-Files to sprawdzony i profesjonalny system zarządzania dokumentacją, będący w użyciu w architekturze, inżynierii i budownictwie na całym świecie. Zapewnia bezpieczne, łatwe w użyciu i niedrogie rozwiązanie oparte o centralny magazyn plików (serwer plików) pozwalający na zarządzanie obiegiem ważnych dokumentów, informacji i procesów typowych dla firm związanych z sektorem budownictwa.

M-Files to system do zarządzania dokumentami oferujący wsparcie dla dowolnego typu plików, w tym dokumentacji papierowej i e-mail.

M-Files umożliwia bezproblemowe zarządzanie dokumentami CAD, rysunkami, specyfikacjami technicznymi, planami, dokumentacją projektową i nie tylko. Obsługa e-maili i dokumentów papierowych przebiega sprawnie dzięki zintegrowanemu skanowaniu OCR (Optical Character Recognition), które rozpoznaje zawartość tekstową dokumentów i umożliwia jej odnajdywanie w plikach PDF.

Znajdź właściwy dokument natychmiast, gdy go potrzebujesz

Po zapisaniu do magazynu M-Files wszystkie dokumenty są indeksowane i gotowe do natychmiastowego wyszukiwania. Dostęp do właściwego dokumentu jest zapewniony dzięki systemowi wersjonowania. M-Files zawsze uruchamia najbardziej aktualną wersji pliku, ale daje dostęp do starszych jego wersji. Starszą wersję pliku można przywrócić z serwera dokumentów jeżeli zajdzie taka potrzeba. Dzięki temu mechanizmowi nie zachodzi obawa, że jakiś plik został przypadkowo nadpisany.

M-Files eliminuje chaotyczne i trudne w zarządzaniu foldery systemu Windows oferując elastyczne metody klasyfikacji i organizacji  dokumentów.

M-Files pozwala zdefiniować etykietę i dodać ją do dowolnego typu dokumentu. Istotą działania systemu jest to, że pliki składowane są na serwerze plików i z tego miejsca regulowany jest do nich dostęp dla poszczególnych użytkowników. Jeżeli dokument znajduje się w M-Files, to można go znaleźć łatwo i szybko na kilka sposobów.

Poprawa współpracy i kontroli

• Dla każdego obiektu znajdującego się w systemie prowadzona jest automatyczna historia wersji. Jest to rejestr wszystkich zmian wraz z informacją o tym kto i kiedy dokonał zmiany. Program umożliwia dodanie komentarza do konkretnej wersji pliku. •Mechanizm wprowadzania i  wyprowadzania pliku ułatwia pracę zespołową oraz pozwala uniknąć konfliktów i utraty danych. Gdy jedna osoba pracuje nad jakimś plikiem, system nie pozwoli nadpisać dokumentu przez innego użytkownika. • Bezpieczny dostęp do dokumentów z wykorzystaniem Windows Active Directory. • Zdalny dostęp do dokumentów w trybie off-line sprawia, że ​​M-Files  może być używany w miejscu pracy w domu lub u klienta, nawet gdy nie ma dostępu do Internetu.

Integracja z programem AutoCAD

M-Files zapewnia integrację z programem AutoCAD:  obsługę odnośników, wyszukiwanie w plikach DWG i wstawianie etykiet do rysunków programu AutoCAD. Umożliwia wstawienie w tabliczce rysunkowej np. numeru części, imienia i nazwiska odpowiedzialnego za projekt inżyniera czy projektanta.

Automatyzacja procesów jako sposób na poprawę skuteczności i wydajności

Elastyczny przepływ pracy i przypisania mogą zautomatyzować zasadniczo każdy proces, od prostych do skomplikowanych procesów zatwierdzania, wieloetapowych przepływów pracy z wieloma zainteresowanymi stronami. Korzystając z tej funkcjonalności możliwe jest na przykład: opiniowanie projektów, zmiany konstrukcyjne, odpowiedzi na zapytania ofertowe. Łatwa konfiguracja przepływów pracy umożliwia  przekazywanie  informacji i dokumentów do właściwych osób  w celu  ich zatwierdzenia oraz informuje innych użytkowników, gdy konkretne zadania lub ich etapy są zakończone. Procesy oparte na przekazywaniu dokumentów papierowych można wyeliminować zapewniając natychmiastowy wzrost wydajności, przy zmniejszeniu liczby błędów i opóźnień, co zapewni ukończenie  projektów na czas i zgodnie z założonym budżetem, przy jednoczesnym zwiększeniu  rentowności i jakości podejmowanych działań.

Typowe zastosowania i korzyści z zarządzania dokumentami w branży związanej z budownictwem i architekturą.

  • Organizowanie dokumentów względem dowolnego kryterium np.: projektu, klienta.
  • Szybkie wyszukiwanie dokumentów poprzez szukanie obiektu charakterystycznego dla dokumentu (klienta, osoby kontaktowej, projektu itp.) lub słowa kluczowego w nazwie, danych lub w tekstowej zawartości dokumentu.
  • Automatyzacja  procedur np.:  zatwierdzania planów, specyfikacji, projektów, rysunków technicznych oraz każdego innego rodzaj dokumentu.
  • Efektywne zarządzanie i wyszukiwanie e-maili i skanowanych dokumentów papierowych.
  • Zapewnienie zdalnego dostępu do dokumentów pracownikom poza biurem, jak również w miejscu pracy lub u klienta. Zapewnienie dostępu do dokumentacji procesu produkcyjnego i finalnych dokumentów dla klientów w celu ich kontroli i modyfikacji.

M-Files to system zarządzania dokumentami elektronicznymi, który zapewnia bezpieczne, łatwe w użyciu i niedrogie rozwiązania, umożliwiające przepływ ważnych dokumentów, informacji i procesów w zakresie rachunkowości i usług finansowych takich jak np.: bankowość, ubezpieczenia, zarządzanie majątkiem.

Rachunkowość i usługi finansowe –  dokumentacja to podstawa

Księgowość opiera się głównie na efektywnym zarządzaniu dokumentami. Praca na dokumentach takich jak: deklaracje podatkowe, faktury, rachunki, zamówienia czy budżety to kluczowe kwestie dla codziennej działalności firm księgowych. Sposób w jaki te dokumenty są przechowywane i zarządzane odgrywa ważną rolę w efektywności i konkurencyjności przedsiębiorstwa, wpływa na efektywność działań, unikanie ryzyka, a także trafność podejmowanych decyzji finansowych.

System zarządzania dokumentacją M-Files oferuje wsparcie dowolnego typu dokumentów finansowych, w tym papierowych i e-mail. Nie ma ograniczeń jeżeli chodzi o rodzaj zarządzanych dokumentów: faktury, rachunki, sprawozdania finansowe, zamówienia, oświadczenia, dokumentacja audytów. W ramach zdefiniowanych w systemie obiegów dokumentów, jak również na podstawie definiowanych przez użytkownika na własne potrzeby reguł odbywa się zarządzanie i przetwarzanie dokumentów. Wszystkie pliki mogą być zarządzane i monitorowane przez M-Files. Obsługa e-maili i dokumentów papierowych przebiega sprawnie dzięki modułowi OCR (Optical Character Recognition), który dzięki zintegrowanemu skanowaniu rozpoznaje zawartość tekstową skanowanych dokumentów i umożliwia jej odnajdywanie w plikach PDF. Jest to o tyle ważne, że system umożliwia przeszukiwanie plików nie tylko po nazwie, ale również po zawartości tekstowej.

 

Automatyzacja przepływu dokumentów finansowych

Odpowiedni przepływ pracy jest ważny w przypadku niemal każdego dokumentu finansowego, począwszy od zwykłego podglądu dokumentu, poprzez jego zatwierdzanie, po złożenie dokumentu w instytucjach rządowych.

M-Files może zautomatyzować w zasadzie każdy rodzaj procesu obiegu dokumentów, od najprostszego obiegu po zaawansowane procesy, wieloetapowego zatwierdzania  dokumentów z wieloma zainteresowanymi stronami.

W M-Files można realizować zadania z użyciem podpisów elektronicznych, zapewniając tym samym zgodność z przepisami finansowymi.

Księgowość i usługi finansowe to dziedziny wymagające zachowania zgodności z przepisami dotyczącymi przechowywania danych elektronicznych firmy, ochrony danych osobowych, kwestii podatkowych oraz innych aspektów wynikających z ustaw i rozporządzeń. M-Files zawiera wszystkie narzędzia niezbędne do zachowania zgodności z przepisami finansowymi, w tym: bezpieczeństwa, historii i ścieżki audytu, zautomatyzowane procesy tworzenia kopii zapasowych.

Typowe zastosowania i korzyści z zarządzania dokumentacją

  • Przechowywanie dokumentów w bezpiecznym, centralnym magazynie. Organizowanie i indeksowanie dokumentów poprzez etykiety określające np. klienta, typ, datę lub inne kryteria.
  • Wyszukiwanie i pobieranie dokumentów poprzez wpisanie etykiety lub słowa kluczowego, albo wyszukując słowa w dokumencie.
  • Automatyzacja procesów przeglądu i zatwierdzenia deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów finansowych.
  • Dostęp do pełnej historii przebiegu audytu, który pomaga w urzędowych kontrolach i utrzymaniu zgodności z przepisami finansowymi.
  • Efektywne zarządzanie i śledzenie e-maili oraz skanowanych dokumentów papierowych.
  • Wsparcie dla podpisów elektronicznych.
  • Zapewnienie bezpiecznego dostępu dla pracowników firmy przebywających poza biurem.
Architektura/Konstrukcje Inżynieria produkcji Zarzdzanie dokumentacja Finanse/Księgowość Kancelarie prawne Medycyna/Farmacja
Potrzebujesz więcej informacji

Potrzebujesz więcej informacji

zostaw e-mail, skontaktujemy się!

Dziękujemy za zainteresowanie! Skontaktujemy się z Tobą wkrótce!