Wydajne zarządzanie dokumentami

Zwiększenie efektywności pracy na dokumentach

Obieg dokumentów w firmie

Centralne, bezpieczne miejsce składowania dokumentów

Finanse/Księgowość

Księgowość opiera się głównie na efektywnym zarządzaniu dokumentami. Praca na dokumentach takich jak: deklaracje podatkowe, faktury, rachunki, zamówienia czy budżety to kluczowe kwestie dla codziennej działalności firm księgowych.
Sposób, w jaki te dokumenty są przechowywane i zarządzane odgrywa ważną rolę w efektywności i konkurencyjności przedsiębiorstwa, wpływa na efektywność działań, unikanie ryzyka, a także trafność podejmowanych decyzji finansowych.

System zarządzania dokumentacją M-Files oferuje wsparcie dowolnego typu dokumentów finansowych, w tym papierowych i e-mail. Nie ma ograniczeń jeżeli chodzi o rodzaj zarządzanych dokumentów: faktury, rachunki, sprawozdania finansowe, zamówienia, oświadczenia, dokumentacja audytów. W ramach zdefiniowanych w systemie obiegów dokumentów, jak również na podstawie definiowanych przez użytkownika na własne potrzeby reguł, odbywa się zarządzanie i przetwarzanie dokumentów. Wszystkie pliki mogą być zarządzane i monitorowane przez M-Files. Obsługa e-maili i dokumentów papierowych przebiega sprawnie dzięki modułowi OCR (Optical Character Recognition), który dzięki zintegrowanemu skanowaniu rozpoznaje zawartość tekstową skanowanych dokumentów i umożliwia jej odnajdywanie w plikach PDF. Jest to o tyle ważne, że system umożliwia przeszukiwanie plików nie tylko po nazwie, ale również po zawartości tekstowej.

Szukasz dokumentu? M-Files to bardzo proste.

Po zapisaniu do magazynu M-Files wszystkie dokumenty są indeksowane i gotowe do natychmiastowego wyszukiwania. Dostęp do właściwego dokumentu jest zapewniony dzięki systemowi wersjonowania. M-Files zawsze uruchamia najbardziej aktualną wersji pliku, ale daje dostęp do starszych jego wersji. Starszą wersję pliku można przywrócić z serwera dokumentów jeżeli zajdzie taka potrzeba. Dzięki temu mechanizmowi nie zachodzi obawa, że jakiś plik został przypadkowo nadpisany.

M-Files, jako system do zarządzania dokumentami, eliminuje chaotyczne i trudne w zarządzaniu foldery systemu Windows, oferując elastyczne metody klasyfikacji i organizacji  dokumentów. M-Files pozwala zdefiniować etykietę i dodać ją do dowolnego typu dokumentu. Istotą działania systemu jest to, że pliki składowane są na serwerze plików i z tego miejsca regulowany jest do nich dostęp. Eliminuje to problemy z wyszukaniem pliku. Jeżeli dokument znajduje się w M-Files, to można go znaleźć łatwo i szybko na kilka sposobów.

Automatyzacja przepływu dokumentów finansowych

Odpowiedni przepływ pracy jest ważny w przypadku niemal każdego dokumentu finansowego. Począwszy od zwykłego podglądu dokumentów, poprzez jego zatwierdzanie do złożenia dokumentów w instytucjach rządowych.

Dzięki systemowi M-Files można zautomatyzować w zasadzie każdy rodzaj procesu obiegu dokumentów.

W M-Files można realizować zadania z użyciem podpisów elektronicznych, zapewniając tym samym zgodność z przepisami finansowymi.

Księgowość i usługi finansowe to dziedziny wymagające zachowania zgodności z przepisami dotyczącymi przechowywania danych elektronicznych firmy, ochrony danych osobowych, kwestii podatkowych oraz innych aspektów wynikających z ustaw i rozporządzeń. M-Files zawiera wszystkie narzędzia niezbędne do zachowania zgodności z przepisami finansowymi, w tym: bezpieczeństwa, historii i ścieżki audytu, zautomatyzowane procesy tworzenia kopii zapasowych.

Typowe zastosowania i korzyści z zarządzania dokumentacją księgową

  • Przechowywanie dokumentów w bezpiecznym, centralnym magazynie.
  • Organizowanie i indeksowanie dokumentów poprzez etykiety określające np. klienta, typ, datę lub inne kryteria.
  • Wyszukiwanie i pobieranie dokumentów poprzez wpisanie etykiety lub słowa kluczowego, ewentualnie wyszukanie słowa w dokumencie.
  • Automatyzacja procesów przeglądu i zatwierdzenia deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów finansowych.
  • Dostęp do pełnej historii przebiegu audytu, który pomaga w urzędowych kontrolach i utrzymaniu zgodności z przepisami finansowymi.
  • Efektywne zarządzanie i śledzenie e-maili oraz skanowanych dokumentów papierowych.
  • Wsparcie dla podpisów elektronicznych.
  • Zapewnienie bezpiecznego dostępu dla pracowników firmy przebywających poza biurem.
Architektura/Konstrukcje Inżynieria produkcji Zarzdzanie dokumentacja Finanse/Księgowość Kancelarie prawne Medycyna/Farmacja
Potrzebujesz więcej informacji

Potrzebujesz więcej informacji

zostaw e-mail, skontaktujemy się!

Dziękujemy za zainteresowanie! Skontaktujemy się z Tobą wkrótce!